Uno de los espacios más ordenados de mi casa es mi despacho, con mucha diferencia. Quizá no tanto el suelo o el vestidor (sigo amueblando y me faltan lugares donde guardar ciertas cosas), pero sí mi escritorio. Organizar tu escritorio es algo básico que te ayudará de más formas de las que imaginas.
Déjame contarte cómo lo organizo yo, qué es lo que necesitas para hacerlo y las ventajas que te supondrá en el día a día. Eso sí, para lograrlo, si tienes hijos como yo, es necesario que les enseñes que tu mesa es sagrada, territorio vetado para ellos. Y sé de buena tinta que es complicado.
Porque las tareas creativas, como escribir, tienen un potencial de distracción mucho mayor que tareas más mecánicas o técnicas. Sin duda, yo me distraigo más cuando escribo ficción (o un post como este), que cuando estoy programando la web de un cliente.
1. Cómo ordenar un escritorio
Lo primero es lo primero. Antes de contarte con qué puedes ordenar tu espacio de trabajo, por qué es importante y demás, déjame explicarte cómo puedes enfrentarte a la, en apariencia, imposible tarea de organizar tu escritorio.
Porque, aunque procuro tenerlo siempre ordenado, en ocasiones se me acumula el trabajo, los niños me van dejando regalitos, me llegan varios pedidos…, y la mesa de mi escritorio termina hecha un desastre. Eso sumado a que cada cierto tiempo grabo vídeotutoriales para los que necesito la mesa vacía, hace que tenga muy fresco qué hacer para solucionarlo.
1.1. Ten a mano lo importante
La mesa, tu escritorio, debe contener lo mínimo indispensable para no acabar convertida en un maremágnum de objetos. Mi consejo es que únicamente tengas encima aquellas cosas que utilices de forma diaria.
Si no es de uso frecuente, no debe estar a mano y por tanto no debe de estar encima de la mesa.
1.2. Prioriza
Es posible que con lo anterior no sea suficiente. Puede que lo veas todo necesario y no seas capaz de reducir la cantidad de cosas que campan a sus anchas por tu escritorio. Por eso, lo siguiente que debes hacer es priorizar.
Haz una lista de todo lo que tienes y ordénalas de más importantes/útiles/frecuentes a menos. Con esa lista, verás cuáles son los objetos que pueden perfectamente salir de tu campo visual diario.
1.3. Reduce las decoraciones y adornos
Entre fotos, recuerdos, regalos, pisapapeles, plantas, esculturas y demás, una mesa de despacho puede convertirse en un verdadero museo abarrotado de objetos. Más aún cuando tienes hijos que te regalan dibujos y manualidades con frecuencia.
Reduce su cantidad en la medida de lo posible para dejar espacio a lo que es importante durante tu jornada laboral.
1.4. Aprende a tirar lo que sobre
Este punto es complicado. Las mesas y cajoneras de los despachos tienen una tendencia natural a acumular papeles, cartas, bolis viejos o promocionales, lápices gastados… Mil y una cosas que, en realidad, no valen para nada.
Cuando entra algo con lo que no sabemos que hacer, es muy fácil dejarlo en una esquina o un cajón cogiendo polvo, cuando lo que deberíamos hacer es tirarlo a la basura.
Que no te tiemble el pulso.
1.5. Organiza tus cables
Entre cargadores, ordenadores, impresoras y teléfonos, una mesa de despacho se convierte en un amasijo de cables y conectores. Bien sea por encima o por debajo.
Lo primero que te diría es que veas si es posible reducir su cantidad, pero si no puedes, existen soluciones bastante ingeniosas para ordenar los cables y que no parezca que ellos dominan tu espacio de trabajo.
1.6. Tolerancia cero a las cosas sueltas
Todo lo que tengas encima de la mesa debe tener su lugar de almacenaje. Si algo está pululando por encima sin encontrar su hueco, o bien sobra o bien necesita de un nuevo elemento de ordenación.
Esto es especialmente importante cuando tienes hijos. No sé por qué, pero cada vez que entran a hablar conmigo en el despacho, me dejan un regalito… Si no tienes cuidado, el escritorio desaparece debajo de todo lo que traen.
1.7. Empieza a ordenar de mayor a menor
De vez en cuando conviene vaciar el escritorio y reordenarlo por completo. Si ese es tu caso, sigue un proceso de ordenación decreciente: primero pon las cosas más grandes y luego las pequeñas.
Esto te ayudará, además, a agrupar todo lo que tienes y a aplicar los dos primeros puntos de esta lista con mayor eficacia.
2. Accesorios indispensables para organizar escritorios
Nada de lo anterior es posible si no disponemos de los elementos necesarios para organizar nuestro escritorio. Aquí te voy a enseñar cuáles son los objetos, accesorios y muebles auxiliares que utilizo yo para que mi mesa no sea un desastre.
Desde los más típicos hasta algunos que descubrí hace poco y me han salvado la vida.
2.1. Organizador de escritorio
El primer elemento esencial para mantener una mesa ordenada es lo que se conoce como organizadores de mesa escritorio. Este pequeño accesorio multifunción sirve para guardar, almacenar y mantener a mano todas las pequeñas cosas que llenan nuestra mesa.
Es la versión completa y mejorada de algunos de los accesorios que veremos más adelante, pero como tal puede suponer un espacio extra del que no tenemos por qué disponer.
Yo utilizo este de madera, porque me permite tener varios libros en vertical, en lugar de apilados uno encima de otro.
Pero existen muchas soluciones pensadas para todo tipo de gustos, necesidades y bolsillos:
2.2. Cajonera
¿Qué hacemos con todas esas cosas que no son prioritarias, pero son importantes? Para todo lo que no debe ir encima de la mesa, lo más práctico es utilizar una (o varias) cajonera. Yo uso dos, una a cada lado de mi escritorio:
En una tengo material de oficina, el ventilador de verano, quitapolvos, luces y trípodes…, además del portátil y sus accesorios. En la otra guardo los cascos aislantes de ruido, papeles, libros, libretas y un montón más de cosas que no merece la pena detallar.
Además, las utilizo para colocar las pocas decoraciones que tengo directamente en mi espacio de trabajo. Sets de LEGO como este Porsche, una planta y poco más.
Tienes opciones y modelos para aburrir: de madera, metálicos, plástico, blancos, negros…
Depende del trabajo que tengas, quizá prefieras un cajón archivador. Son prácticamente lo mismo, solo que tienen un cajón más grande especialmente pensado para guardar archivos y papeles:
2.3. Soporte para monitor
Una de las piezas a la que más utilidad saco en mi día a día es al soporte elevador de monitor que utilizo. En mi caso, como tengo un iMac, esta plataforma elevadora también me sirve para el «ordenador» entero (ya sabes, en los iMac pantalla y ordenador son un todo en uno).
No solo porque alza el monitor hasta ponerlo a una altura adecuada para mayor comodidad, sino porque permite guardar objetos debajo y encima. Yo uso uno muy sencillo:
Pero los hay con cajones, con disco duro integrado, regulables, de madera, de plástico, de metal, de…
2.4. Pasacables y recoge cables
Siguiendo en orden los elementos más importantes que hay que ordenar en un escritorio, llegamos a los dichosos cables. A día de hoy, el mayor problema de ordenar un despacho o un salón es conseguir que los cables queden recogidos y ocultos. La dificultad estriba en la cantidad de cables, sus diferentes longitudes, anchuras, puntos de partida…
Por eso, yo utilizo una combinación de lo que veremos en el siguiente punto, junto con pasacables, caja para cables, recoge cables y bridas.
Primero busco siempre la forma de agrupar la mayor cantidad de cables. Recojo los que son demasiado largos usando unas bridas y los fijo a la mesa, la cajonera o la pared usando algún recoge cables que se adapte al estilo y espacio del que dispongo.
En las ocasiones que lo permiten, también utilizo una caja para cables para disimularlos u ocultarlos. Aunque confieso que esto lo utilizo más en el salón que en mi escritorio.
2.5. Regletas y Powercube
En paralelo con lo anterior, conviene hacerse con una buena regleta. No un ladrón que amplíe el número de tomas de un enchufe, sino una buena regleta. ¿Por qué? Porque los ladrones hacen que el enchufe crezca en tamaño y si enchufamos varios dispositivos grandes, puede dificultar mucho el agrupar todas las conexiones en el mismo punto.
Además, una regleta con alargador nos permite colocar el nudo de cables donde nosotros queramos. Incluso anclada en la propia mesa o en forma de torre, aunque eso ya dependerá de cómo tengas distribuido el despacho.
A mí me gusta utilizar unas que se llaman PowerCube:
Primero porque la forma cúbica distribuye mucho mejor los conectores, segundo porque tiene entradas directas para USB, tercero porque se puede pegar debajo de la mesa sin taladrar nada y cuarto porque algunas tienen alargador incorporado. Hay muchos tipos, modelos y colores, pero los buenos, los originales, son los de la marca Allocacoc Powercube:
2.6. Soporte para móvil
En lugar de dejar el móvil tirado en la mesa de cualquier lugar, la forma de mantener el orden en tu escritorio es usar algún tipo de soporte para móvil. Existen multitud de soluciones adaptadas a cada marca y modelo, por lo que tus posibilidades son enormes.
Yo uso unos de la marca Quad Lock para la que, por cierto, tengo un cupón de descuento del 10%:
Son algo caras, pero una vez las tienes sirven para cualquier móvil y todo tipo de ubicaciones. Solo tienes que cambiar la carcasa y seguirás pudiendo enganchar tu móvil en la mesa de tu escritorio, en la bicicleta, la moto, el coche…
Otras opciones más asequibles son las siguientes:
2.7. Soporte para impresora
Al más puro estilo del soporte elevador para el monitor, podemos organizar nuestro escritorio mejor usando este tipo de soportes para las impresoras. Si tienes una, verás lo útil que es tenerlo: puedes almacenar folios blancos, recambios… O, como hago yo, cuadernos, libros y otro tipo de material más prioritario para ti.
3. Por qué es bueno tener el escritorio ordenado
Si me sigues desde hace tiempo, puede que sepas que mi tendencia en decoración y diseño es bastante minimalista. No me gustan los ambientes recargados (ni de cosas, ni de gente) y disfruto cuando no tengo que perder el tiempo buscando algo que necesito. Creo firmemente que tener muchas cosas distrae y frustra, por la cantidad de elecciones que tienes que hacer y por el ruido que causan en tu mente.
Pero quitando de lado los gustos personales de cada uno, son muchos los beneficios objetivos de tener un espacio de trabajo ordenado.
3.1. Aumenta tu productividad
Si la organización de tu escritorio es lógica, coherente y fácil, no perderás tiempo buscando lo que necesitas. Tampoco lo perderás apartando esas cosas inútiles que no te dejan extender tu cuaderno o tus documentos.
El tiempo que dediques a trabajar en tu mesa, no se verá reducido por esos pequeños retrasos que causa el desorden. Retrasos que, poco a poco, día tras día, se acumulan y dejan de ser pequeños para llevarse una cantidad de tiempo respetable.
3.2. Reducción de estrés
Imagínate que a tu día a día tuvieras que añadirle tiempo de ordenación del espacio de trabajo, frustración por no encontrar lo que necesitas, tiempo de limpieza… Malo, ¿verdad?
Tener el trabajo limpio y ordenado reduce el estrés o, como mínimo, evita que aumente.
3.3. Facilidad para encontrar las cosas
Si todo está en su sitio, si no hay montañas de papeles, bolígrafos, lápices, cables y todo tipo de objetos tirados por encima de tu mesa, cada vez que necesites algo tardarás muy poco tiempo. Serás más rápido y podrás dedicar tu tiempo a cosas más productivas.
3.4. Mayor concentración
No sé tú, pero en mi caso una de las cosas que más me dificultan el trabajo en casa es la facilidad con la que puedo desconcentrarme. Tener a mano mis elementos de ocio, mi cocina, mi…, hace que necesite de una fuerza de voluntad extra para trabajar.
Si a esto le añades mil y una cosas tiradas por encima de tu mesa, hace que en tu área de visión no solo esté la pantalla de tu ordenador, sino que también estén todas esas pequeñas cosas que pueden distraerte. Un escritorio organizado ayuda a que te concentres en lo que realmente tienes que hacer.
3.5. Te costará menos mantenerlo limpio
Ya sea porque limpias tú o porque lo hace otra persona, no tiene nada que ver limpiar una mesa ordenada y con pocas cosas encima, que una mesa llena hasta los topes de papeles, objetos, bolígrafos, cuadernos, latas, vasos…
En una mesa desordenada, primero hay que quitar u ordenar todo y luego hay que limpiar. Si hay orden en tu escritorio, la limpieza será mucho más rápida y efectiva.
3.6. Mejor aprovechamiento del espacio
Por último, la ventaja más obvia de tener un escritorio organizado, es que podrás aprovechar mejor el espacio del que dispones. Algo que, cuanto menos tienes, más importante se vuelve.
4. El espacio no es una excusa para ordenar el escritorio
Con los años, mi espacio de trabajo ha ido aumentando. Cuando empecé a trabajar en casa, hace ya mucho tiempo, tenía una pequeña mesa de Ikea en la que cabía mi ordenador, una libreta abierta y…, nada más. Esa falta de espacio, era un motivo más para tener ordenada mi mesa.
Era cuestión de supervivencia. Si no ordenaba, no podía trabajar.
Ahora, aunque todavía no tengo la mesa que me gustaría tener (amueblar el despacho de la casa nueva no está en el top de prioridades), sí que tengo una mesa de escritorio bastante aparente. Con sus 160 cm de ancho, me permite tener un montón de elementos diferentes encima.
- 【Material duradero:】Panel de tablero de partículas (clasificación E1) con acabado brillante - superficie lisa, fácil de limpiar; Estructura robusta de metal recubierta en acabado anticorrosión y corrosión.
El problema del espacio, es que cuanto más tienes, más cosas quieres poner. Y eso va en contra de todo lo que te he explicado antes. Las mesas grandes no deben usarse como excusa para tenerlo todo desordenado encima. La filosofía debe ser exactamente la misma, sea cual sea el tamaño de la mesa.
Incluso cuando consiga mi mesa de dos metros y medio de ancho.
O eso espero
5. Y tú, ¿cómo ordenas tu escritorio?
Estos son mis trucos y consejos para mantener ordenada tu mesa de escritorio, pero siempre estoy abierto a nuevas formas de orden. Llámame loco, pero me gusta tener el despacho ordenado, las cosas a mano y nada fuera de su sitio.
Si tienes alguna recomendación o consejo, o simplemente quieres compartir tu visión del orden de escritorio, déjame un comentario. Estaré encantado de leerte y contestarte.
6. EXTRA: descuentos en Amazon y facturas
Hay un detalle que se nos suele pasar por alto, y es que si eres autónomo o empresa, los gastos en material de oficina son deducibles. No vamos a entrar en qué es eso, porque para algo tenemos asesores, pero sí que conviene resaltar que los gastos deducibles nos benefician al hacer las declaraciones de la renta.
Cuando me hice autónomo, una de las primeras preguntas que me surgieron fue la de cómo obtener una factura con IVA por parte de Amazon. La respuesta está en un tipo de cuenta de Amazon diferente llamada cuenta Amazon Business.
Seas autónomo o trabajes por tu cuenta, o tengas una empresa y gente a tu cargo, la cuenta Amazon Business tiene muchas ventajas. La primera de todas, que puedes solicitar una factura con IVA que incluya los datos que necesitas para desgravártela.
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